Im Kontext digitaler Systeme definieren Workflows die Abfolge von Aufgaben und Schritten zur Erreichung eines bestimmten Ziels.
Definition
A Workflow (Arbeitsablauf) ist eine klar strukturierte und oft automatisierte Kette von Aktivitäten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu liefern. Er beschreibt, wer welche Aufgabe wann und unter welchen Bedingungen durchführt und ist darauf ausgelegt, Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.
Workflows im PIM system
Innerhalb eines PIM-Systems (Product Information Management) sind Workflows möglich für die effiziente Verwaltung und Anreicherung von Produktdaten. Sie können den gesamten Lebenszyklus von Produktdaten steuern, von der initialen Erfassung über die mehrstufige Freigabe bis zur finalen Publikation in verschiedenen Kanälen.
Mögliche Funktionen im PIM
- Standardisierung von Prozessen zur Sicherstellung der Datenqualität und -konsistenz.
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Fristen für spezifische Aufgaben im Datenmanagement.
- Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen oder ausstehenden Aktionen, um Engpässe zu vermeiden.
- Transparente Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus von Produktdaten über alle Abteilungen hinweg.
- Beschleunigung der Time-to-Market durch optimierte Abläufe bei der Produktdatenpflege.
Bedeutung für die Effizienz
Der Einsatz klar definierter Workflows reduziert manuelle Fehler, optimiert die teamübergreifende Zusammenarbeit und steigert die Gesamtproduktivität. Dies kann zu einer signifikant höheren Datenqualität führen und einer schnelleren, zuverlässigeren Bereitstellung von Produktinformationen im PIM-System.
Unsere Erfahrung mit Workflows
Über die vielen Jahre hat sich gezeigt, dass die Workflows innerhalb des Systems nicht wirklich genutzt werden. Viele Schritte sind grundsätzlich schon bei Datenanlage geklärt und werden entsprechend eingetragen, importiert oder besser, über automatisierte Validierungs-Regeln bereits optimiert. Die Workflows sind dann eine zusätzliche und komplexe Struktur, die oftmals zu mehr Frust als Lust führt. Es macht hier also viel Sinn, die Automatisierung „vor“ das eigentliche System zu setzen und auf Feldebene zu validieren.